3 خطوات تساعد في حماية مؤسساتكم رقمياً عند مغادرة أو استقالة الموظفين

تركّز العديد من المؤسسات على سياسات التوظيف، ولكن في الكثير من الأحيان لا يتم كتابة سياسات تخص مغادرة الموظفين أو عندما يستقيل أحدهم من العمل. عدم تصميم واتّباع سياسة معيّة لهذا الشأن قد يعرّض بيانات المؤسّسة وأمنها الرقمي لخطر كبير، ونخص بالذكر المؤسّسات التي تجمع بيانات عن مستفيديها. في هذه المقالة، سوف نتطلع على بعض الخطوات التي تساعدنا على حماية مؤسستنا من أي مخاطر الكترونية عند استقالة أو مغادرة الموظفين.

حذف بيانات تسجيل الدخول الخاصّة بالموظف/ة وأذونات الوصول الخاصّة بهم:

إذا احتفظ الموظفين ببيانات تسجيل الدخول الخاصّة بحسابات العمل بعد رحيلهم، يمكّنهم ذلك من القيام بالكثير من الأعمال التي قد تضرّ الؤسّسة. على سبيل المثال، يمكن للموظفين الوصول إلى البيانات التي تمّ مشاركتها مع البريد الإلكتروني الخاص بعملهم. يسمح لهم هذا بتحميل، حذف، بيع أو سوء استخدام بيانات قد تكون حسّاسة، مثل بيانات المستفيدين في منطقة جغرافية ما. لذا يجب حذف جميع أذونات الوصول والحسابات الخاصّة بالموظفين عند انتهاء عملهم بشكل فوري.

كما يشترك الموظفين في بعض المؤسسات على حسابات أو خدمات مدفوعة. بعد ترك الوظيفة، قد يستطيع الموظفة أو الموظفة استغلال بيانات تسجيل الدخول المشتركة هذه لاستخدام مصادر المؤسسة لأغراضهم الشخصيّة أو قد تمكّنهم من الوصول إلى بيانات حساسة. على سبيل المثال، إذا كانت أحد هذه الخدمات برنامج لحفظ وإدارة كلمات المرور، يمكن أن تقع المؤسّسة في خطر أمني كبير.

يجب أيضاً عدم الاستهانة بحسابات التواصل الاجتماعي المرتبطة باسم المؤسّسة أو التي تمثلها بشكل أو بآخر، يجب الاتفاق مسبقاً على الحسابات التي تعتبر من ممتلكات المؤسّسة وإغلاقها أو إعادة استخدامها بعد مغادرة الموظف/ة المسؤول عنها. هذا الإجراء يحمي المنظمة من مخاطر، مثل تشويه السمعة أمام المستفيدين أو الداعمين أو حتى الاحتيال عليهم.

استعادة أجهزة المؤسسة إن أمكن:

يفضّل دائماً استعادة أجهزة المنظمة، مثل أجهزة الكومبيوتر والهواتف الذكية، عند استقالة أو مغادرة أحد الموظفين. أحد الأسباب لذلك هو أنّه يمكن استعادة البيانات التي تمّ حفظها على هذه الأجهزة، حيث أنّه يمكن استخدام أدوات معيّنة لاسترجاع معظم البيانات التي تمّ حفظها على الجهاز. إذا اختارت المؤسّسة ببيع الجهاز للموظف ذاته، يمكن استخدام أحد برامج الحذف الآمن، مثل إيريزر (Eraser)، الذي يسمح لنا بحذف الملفّات بشكل آمن/نهائي عن طريق إزالتها أولاً، ثم طمسها ببيانات عشوائيّة ليتم تدميرها وبالتالي لا يمكن استرجاعها. يمكنكم اتباع الخطوات في هذا المقال لتعلم تنصيب واستخدام البرنامج.

ويجدر بالذكر أنّه يجب دائماً التذكر أنّ بيانات المؤسّسة يجب حفظها على أجهزة المؤسّسة وعدم استخدام أي جهاز شخصي لتنفيذ العمل. ذلك يساعد في حماية بيانات المؤسّسة وأمانها الرقمي.

أرشفة جميع البيانات والملفات الخاصّة بالموظف/ة:

حفظ جميع البيانات والملفات القديمة الخاصّة بالموظفين قد يُستخدم لتدريب الموظفين الجدد، مثلاً، يمكن استخدام طريقة العمل القديمة كأمثلة عن كيفيّة عمل المؤسّسة ويمكن إضافة تحسينات لها. بالإضافة إلى ذلك، حفظ هذه البيانات قد يكون هامّةً في المستقبل حيث يتم استخدامها كأدلّة في عمليات التدقيق او اذا ما حاول أحد الموظفين المغادرين مقاضاة المؤسسة لسبب أو لآخر.

في النهاية، نُذكّر أن ترك العمل هو أمر محاط بالكثير من العواطف تجاه الموظف/ة والمؤسسة، ولكن عندما يغادر أحد الموظفين مكان العمل بشكل نهائي، يجب أن يمتلك قدرة الوصول الرقمي التي امتلكها قبل توظيفه.

 

المصدر

هل كانت هذه المقالة مفيدة؟

عن عملنا

أخبار وتنبيهات رقمية

موارد المساعدة الذاتية

الدعم الرقمي

التدريب والعيادات

المساعدة الطارئة